Электронные таблицы MS Excel

1. Назначение программы MS Excel  

Таблица является оптимальной формой организации данных, связанных с вычислениями.

Основные объекты обработки – данные, организованные табличным образом.

Данные:

• влияющие данные (данные, от которых зависит результат вычислений);
• зависимые данные (данные, содержащие результаты операций над влияющими данными);
• данные, которые не участвуют в вычислительном процессе, а носят чисто оформительский характер.

Области применения

Главной областью применения программы является выполнение расчетов как в бизнесе, так и в быту.

Сферы применения:

• бухгалтерия;
• банковское дело;
• организации, где требуется вести учет, различные расчеты.

Скачать лекции по MS Excel

Скачать справочный дополнительный материал по MS Excel

Скачать лекции по диаграммам MS Excel

Назначение

• автоматизация расчетов;
• всякого рода учет;
• анализ данных;
• финансовая и статистическая отчетность;
• обработка результатов научных экспериментов;
• подготовка презентационных материалов;
• представление результатов вычислений в графическом виде;
• хранение чисел;
• решение проблем рабочей группы.

Это далеко не весь перечень возможных вариантов использования этой программы.

 2. Возможности программы MS Excel 

1. Автоввод – автоматическое завершение ввода всего слова при вводе нескольких первых букв, основанное на словах, введенных ранее в этот столбец.
2. Автозаполнение – создание списков.
3. Автофильтр – возможность выбора произвольного числа наибольших или наименьших значений из списка или долю в процентах от общего количества.
4. Автовычисление – средство, позволяющее автоматически получать результаты некоторых вычислений.
5. Географическая карта – возможность создания карт для визуального анализа данных по географическим регионам.
6. Шаблоны решения проблем (Файл-Создать-Решения).
7. Наличие надстроек, позволяющих решать сложные задачи (Диспетчер видов).
8. Защита данных от случайного изменения.
9. Многоступенчатая отмена выполненных действий.
10. Создание и работа с БД.
11. Наличие более 400 встроенных функций.
12. Связывание различных таблиц между собой.
13. Выбор произвольных форматов представления данных. Построение диаграмм
14. Создание иерархических структур.
15. Использование Мастеров – вспомогательных программ, позволяющих с помощью подсказок и советов осуществлять сложные последовательности операций.
16. Наличие контекстно-зависимой справочной системы.
17. Автосуммирование.

3. Запуск программы  MS Excel 

1. Пуск → Программы  → MS Offiice→   MS Excel

2. Пуск →  Выполнить →  excel.exe

4. Элементы окна программы  MS Excel 

• Строка формул (элемент – назначение):—  поле имени – отображение адреса текущей ячейки;-  поле:- отображение содержимого текущей ячейки;- ввод и редактирование или формул в ячейках или диаграммах;- редактирование содержимого текущей ячейки.Содержимое ячейки, отображаемое в строке формул не всегда совпадает с его отображением (изображением) в самой таблице (в случае формул).Вид указателя мыши зависит от того, над каким элементом изображения он находится.
• Калькулятор (Автовычисление) – встроенная функция. В поле калькулятора содержится результат автоматического выполнения некоторых операций применительно к выделенным ячейкам. Контекстное меню поля позволяет выбрать операцию.
• Индикатор режима выделения. Позволяет включить режим выделения (можно использовать клавишу F8). Этот режим имитирует нажатие Shift во время выделения ячеек. Клавиатурный регистр при этом не переключается. Отменить режим: Esc.
• Индикатор режима добавления. Позволяет добавлять новые диапазоны к уже имеющемуся выделению (Shift + F8). Отменить режим: Esc.
• Индикатор режима фиксированного десятичного формата (Сервис →  Параметры →  Правка →  Фиксированный десятичный формат при вводе). В этом режиме программа автоматически отделяет запятой установленное количество последних цифр каждого числа.
• Рабочее поле – пустая таблица
• Строка закладок позволяет листать книгу (с клавиатуры Ctrl + PgUp, Ctrl + PgDn)
• Маркер заполнения

 

5. Операции с файлами в  MS Excel 

1. Создание файла
   Файл, созданный в программе Excel называется рабочей книгой. Ему присваивается расширение .xls или  .xlsx. Иногда используют термин табличный документ.
2. Открытие уже существующих файлов.
3. Сохранение файла.
4. Копирование файлов
5. Переименование файла.
6. Скрытие/отображение скрытой книги.
7. Работа с несколь­кими файлами.
8. Закрытие файла
9. Удаление файла

6. Организация рабочей области  MS Excel 

6. 1. Содержимое рабочей книги.   Понятие рабочего листа. Количество рабочих листов. Количество рабочих листов по умолчанию. Перемещение между листами.    

Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию каждая рабочая книга состоит из  из 3 рабочих листов.

Рабочие книги могут содержать 5 типов листов:

1. рабочий лист;
2. диаграмма;
3. таблица макросов;
4. лист диалога;
5. лист модулей Visual Basic.

Каждая рабочая книга может включать до 255 листов.

Каждый рабочий лист в книге занимает 150 байт. Пустая книга с 16 листами занимает около 15 Кб.

Перемещение между листами — нажатием ЛКМ или сочетанием клавиш Ctrl+PgDn / Ctrl_PgUp.

Лист – место для хранения и обработки данных; для организации и анализа данных.

Один из рабочих листов рабочей книги всегда является активным.

Каждый рабочий лист представляет собой таблицу.

Структурные единицы электронной таблицы Excel: строка, столбец, ячейка (клетка). Сетка.

Размер листа    1 048 576 строк и 16 384 столбца.

Перемещение в таблице: Ctrl + ­ — начало таблицы, Ctrl + ¯ — конец таблицы.

Столбцы обозначаются латинскими буквами и комбинациями букв: A, B, C, … , Z, AA, … , AZ, BA, … , BZ, … , IV (или цифрами 1, 2, … ,256, см. Настройки).

Строки всегда обозначаются цифрами.

Ячейка: имя (адрес, ссылка) ячейки; основная структурная единица. Активная (выделенная, текущая) ячейка.

Активная ячейка – ячейка, на которую помещена рамочка; означает, что символы, вводимые с клавиатуры, будут помещены в эту ячейку.

 6.2 Операции с рабочими листами. 

• Выбор (активизация) рабочего листа.
• Группировка рабочих листов (выбор нескольких рабочих листов): выбор прилегающих рабочих листов, выбор неприлегающих рабочих листов, выбор всех рабочих листов. Отмена группировки. Группировка листов необходима в случае выполнения операций с несколькими листами, ввода одних и тех же данных, одинакового форматирования определенных диапазонов ячеек.
• Вставка рабочих листов (одного, нескольких).
• Удаление рабочих листов (одного, нескольких).
• Переименование рабочего листа.
• Копирование рабочего листа.
• Перемещение рабочего листа.
• Скрытие рабочего листа.

6.3 Маркер заполнения

Для ускорения ввода данных в MS  Excel можно использовать функции автоматического повторения или заполнения данных.

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы.

1. Выделите первую из заполняемых ячеек.
2. Введите начальное значение для ряда значений.
3. Введите значение в следующей ячейке, чтобы задать образец заполнения.
   Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5…, введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2…, вторую ячейку можно оставить пустой.

 

 

 

6.4 Ссылки на ячейки 

Ссылки на ячейки бывают  внутренние и внешние.

Внутренние ссылки – ссылки, не выходящие за пределы текущего рабочего листа.

У каждой ячейки на рабочем листе есть свой уникальный адрес (имя). Например, А1, С16.

Адрес определяет местоположение ячейки. Адрес образован двумя координатами: латинской буквой (горизонтальная ось координат) и числом (вертикальная ось координат).

Три измерения: лист, столбец, строка. Если ячейка находится на текущем рабочем листе, то название листа не указывается.

Внешняя ссылка – ссылка на ячейку или диапазон ячеек в книге или ссылка на заданное имя в другой книге.

Внешние ссылки:

• другой рабочий лист;
• другая рабочая книга.
  При обращении к ячейке из другого листа книги в адрес добавится название данного листа. Например, Лист5!В4.      ! служит разделителем.

При обращении к ячейке из другого файла в адрес добавится имя этого файла и путь к нему.

Ссылки на ячейки характеризуют местоположение определенных данных и позволяют выполнять расчеты с использованием значений, помещенных в настоящий момент в конкретной ячейке. В то же время, изменение значения ячейки, на которую ссылается формула, позволяет получить результат вычислений по той же формуле, но с новыми данными.

 6.5 Диапазон ячеек

Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и определяется адресами ячеек, расположенных в диаметрально противоположных углах диапазона.

Разделенные двоеточием эти две координаты составляют адрес диапазона (диапазон задается двоеточием).

Диапазон: смежный (прямоугольный блок) и несмежный (блок произвольной (непрямоугольной) формы, состоит из нескольких отдельных блоков).

А1:С10 – двумерный диапазон

Лист!А1:С10 – трехмерный диапазон

 

В последующем материале рассмотрим приемы редактирования в программе MS Excel 

 

 

 

 

Понравилась статья, рекомендуйте Вашим друзьям!

↑Как установить такие кнопки?↑

Давайте дружить!