Свежие комментарии
Посещение сайта
Благодарность: Школа StartUp.
)

Операции с документами MS Word

Операции с документами MS Word

Основными операциями с документами  MS Word являются:

  • создание документа
  • открытие документа
  • сохранение документа
  • закрытие документа

Создание документа

Файл, созданный в программе Word называется документом. И имеет расширение .doc или .docx .

Способы создания документа:

  1. При запуске программы автоматически создается новый документ (на основе шаблона, установленного по умолчанию).
  2. Файл  Создать…  Диалоговое окно Создание документа  Выбрать шаблон
  3. Инструмент Создать – создание документа на основе шаблона, установленного по умолчанию
  4. Ctrl + N – создание документа на основе шаблона, установленного по умолчанию

Каждый документ обязательно создается на основе какого-либо шаблона.

Шаблон – это образец для создания документа (электронный образец для создания электронного документа, макет, пустой бланк).

Шаблон – это особый тип документа, содержащий определенную информацию (оформление) – статические данные и поля формы:

  • форматирование (например, параметры страницы, колонтитулы, тип шрифта, размер шрифта);
  • текст;
  • графика;
  • настройки комбинаций клавиш, панелей инструментов, меню и т.д.

Шаблоны можно редактировать.

Можно создавать и сохранять свои шаблоны.

Можно преобразовать документ в шаблон. Для этого используется команда Файл  Сохранить как   Тип файла  Выбрать Шаблон документа.

При создании нового документа информация из шаблона копируется в документ.

Шаблон, установленный по умолчанию – Обычный. Используется автоматически, если не указан никакой другой шаблон.

Отличия документа от шаблона:

  • назначение;
  • расширение – шаблон имеет расширение .dot.

 

 Открытие документов

 

Документ выводится на экран в виде окна.    Открыть можно только ранее созданные документы.

Способы открытия:

  1. Файл  Открыть…
  2. Инструмент Открыть
  3. Ctrl + O

Одновременно можно открыть практически любое количество документов.

 Сохранение документов

Существует два варианта сохранения. В зависимости от варианта сохранения при выборе определенного способа сохранения могут выполняться различные действия.

I вариант. Сохранение документа впервые – присвоение имени

Способы сохранения:

  1. Файл  Сохранить…
  2. Файл  Сохранить как…
  3. Инструмент Сохранить
  4.  Ctrl + S / Shift + F12

Независимо от способа сохранения появляется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нужно указать место сохранения и присвоить документу имя.

Место сохранения: папка, диск, компьютер.

Правила задания имен:

  • можно использовать символы русского алфавита;
  • можно использовать пробелы;
  • имя должно отражать содержание документа;
  • имя должно начинаться с большой буквы.

Word автоматически предлагает имя на основании содержимого первой строки.

Расширение не указывается, оно присваивается автоматически.

Документ 1 – временное (дежурное) имя, присваивается автоматически новым (вновь созданным документам).

C:Мои документыГруппа 26Личная (Фамилия)Имя (Наименование).doc

Чтобы файлы, созданные в определенной программе помещались в конкретную папку нужно задать параметры Word:  Сервис   Параметры  Расположение.

 

II вариант. Сохранение документа повторно – сохранение результатов текущей работы

Способы сохранения:

  1. Файл  Сохранить – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем
  2. Файл  Сохранить как… – позволяет сохранить документ в другом месте и/или под другим именем (используется для копирования файла в другое место или на дискету, для сохранения нескольких версий документа, позволяет сохранить файл в другом формате)
  3. Инструмент Сохранить – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем
  4. Ctrl + S / Shift + F12 – документ будет сохранен в текущем месте под текущим именем

Word отслеживает сохранение: при выходе из программы/закрытии документа выдается сообщение, если последние изменения не были сохранены.

Автосохранение – автоматическое сохранение результатов работы через определенный интервал времени. Оптимальный диапазон – 5-10 минут.

Сервис  Параметры    Сохранение  Автосохранение.

 

Временные файлы. Некоторые программы при выполнении операции сохранения не уничтожают предыдущую версию, а сохраняют ее в виде так называемых резервных копий – одноименных файлов, но с другим расширением. Например, bak, в Windows – TMP

(TMP – программа резервирования файлов). Часть программ может включать и выключать этот режим – так называемая опция backup.

 Закрытие документов

 

  1. Файл  Закрыть
  2. Кнопка [Х] — закрытие окна Windows
  3. Ctrl + F4

Умолчания – заданные установки.

 

нного по умолчанию

Понравилась статья, рекомендуйте Вашим друзьям!

Давайте дружить!

Оставить комментарий