Работа в программе MS Excel

23 марта, 2013 |

Автор: admin

Работа в программе MS Excel

Редактирование и форматирование (продолжение)

Функции

Функции рабочих листов являются частью формул и представляют собой сокращенные названия формул.

Функции используются для выполнения стандартных вычислений. В программе имеется более 400 встроенных функций. Помимо встроенных функций можно использовать пользовательские функции, которые создаются при помощи специальных средств Excel.

Функции рационализируют написание формул.

Скачать цикл лабораторных работ по MS Excel

Функции в значительной степени облегчают проведение расчетов и взаимодействие с электронными таблицами. Приложение – примеры использования функций.

Функции позволяют:

сэкономить время, затрачиваемое на ввод данных;
снизить вероятность допущения ошибок.

Мастер функций – специальная подпрограмма, упрощающая процесс создания формул. Предназначена для исключения некоторых типичных ошибок, предоставления по ходу дела подсказок и комментариев, вычисления промежуточных результатов. Обеспечивает управление процессом ввода функции.

Вызов Мастера функций:

Вставка функции MS Excel

Вставка → Функция;
f_x на панели инструментов;
f_x в строке формул;
Shift + F3.

Категория функций

Функция: поля ввода (поля для ввода аргументов)

Аргументы

Синтаксис функций

Синтаксис функций описывает структуру выбранной функции.

= название функции (набор аргументов)

Аргументы (параметры) указывают какие объекты участвуют в действиях функций, каковы особенности их выполнения.

Если функция не использует аргументы, то за ее наименованием следуют пустые скобки без пробела между ними.

Иногда за аргументами, задаваемыми пользователем, следуют аргументы, которые могут быть заданы по умолчанию или необязательны.

Большинство функций содержит как минимум один аргумент, необходимый для вычисления формулы. В качестве аргумента могут выступать данные, диапазон данных или функция, которая возвращает данные. (Возвращает – рассчитывает, вычисляет).

Аргументы

обязательные	необязательные

всегда задаются в первую очередь	задаются в конце списка аргументов для данной функции

изображены полужирным шрифтом	изображены обычным шрифтом

Аргументы перечисляются через запятую.

Формулы могут включать обращение к одной или нескольким функциям (вложение функций).

В формулах недопустимы пробелы.

Завершение ввода формулы — Enter.

Результатом работы формулы является вычисленное значение.

Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.

При изменении исходных значений, содержащихся в ячейках, на которые ссылается формула, результат пересчитывается немедленно.

Пример функция вида =ОКРУГЛ(3,546455;0) —

даст в ячейке оругленое до целого число, в данном случае 4.

При вводе функций «от руки», без мастера, необходимо правильно набирать наименование функции ( бывает русскими, бывает английскими буквами), набор обязательных аргументов. Названия столбцов в формулах должны быть только АНГЛИЙСКИМИ буквами.

Автосуммирование:

автосуммирование MS Excel
Выделить ячейку, где необходимо подсчитать сумму чисел
Нажать на инструмент «Автосумма» (см. рисунок справа)
Показать диапазон суммируемыы ячеек, он может быть и не смежным, тогда разные диапазоны в формуле разделяются знаком «;»
нажать Enter для закрепления формулы.

В инструменте «Автосумма» находятся также функции вычисления среднего значения, нахождения минималльного и максимального значения, фукция «Число» подсчитывает количество чисел в списке аргументов.

Функция Автовычисление позволяет увидеть результат промежуточных вычислений.

Сообщения об ошибках. Причины возникновения и способы устранения ошибок в формулах.

По возможности программа автоматически выполняет автокоррекцию неправильно набранных формул. Текстовый курсор встанет на том месте, где была допущена ошибка.

Для того чтобы ввести в ячейку текст или число необходимо:

выделить ячейку, в которую нужно ввести данные (нажать F2);
набрать текст или число;
нажать Enter.

В процессе набора в ячейке находится мигающий курсор – признак текстового режима. В этом режиме многие операции недоступны. Чтобы выйти из этого режима, необходимо зафиксировать данные одним из способов (в зависимости от последующих действий):

нажать Enter;
выполнить щелчок на любой другой ячейке;
воспользоваться стрелками управления курсором;
нажать кнопку √ строке формул.

Если размер текста превышает размер ячейки, то:

текст занимает соседнюю ячейку (справа или слева в зависимости от выравнивания текста), если она пустая;
на экране отображается только часть текста, помещающаяся в ячейке, если соседняя ячейка заполнена.

Текст, введенный в ячейку, может отображаться целиком или частично, если не помещается в ячейке.

По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Если в ячейку ввести число, то в ней отобразится это число или символы #### (если число не помещается в ячейку).

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю.

Приемы автоввода (автозаполнение)

При вводе текста и чисел в ячейках отображаются сами текст и числа.

Для того чтобы ввести в ячейку формулу необходимо:

выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу (F2);
набрать формулу;
нажать Enter.

В отличие от ввода текста и чисел, фиксировать формулу можно только двумя способами:

нажать Enter;
нажать кнопку √ строке формул.
Это объясняется тем, что в процессе ввода формулы вместо набора адреса ячейки можно выполнить щелчок по этой ячейке и адрес автоматически пропишется в формулу. Так же действует и использование стрелок управления курсором.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле.

Автозаполнение – автоматическое заполнение соседних (снизу, сверху, справа, слева) ячеек с помощью маркера заполнения. Перетаскивание этого маркера приводит к копированию содержимого ячейки (ячеек).

Помимо копирования данных функция автозаполнения позволяет создавать списки. Например, январь, февраль, март …

Производя автозаполнение в обратном порядке (вверх или влево) и элементы списка будут расположены в обратном порядке.

Кроме того, эта функция позволяет создавать ряды, т.е. задавать законы заполнения ячеек.

Например, ввести 1 и воспользоваться автозаполнением, удерживая Ctrl (получится последовательный ряд чисел), а для создания ряда четных чисел нужно ввести в первую ячейку 2, во вторую 4, выделить обе ячейки и протащить маркер на последующие ячейки.

Редактирование данных (редактирование содержимого ячеек)

Перемещение внутри листа.

Включить режим редактирования ячейки двойным щелчком или клавишей F2. Внести необходимые изменения, зафиксировать.
Выделить ячейку, щелчком поместить курсор в строку формул, отредактировать, зафиксировать.

Можно копировать и перемещать содержимое ячеек, копировать и перемещать формулы.

Чтобы удалить содержимое ячейки – выделить ее и нажать Delete.

Между данными, расположенными на различных листах, устанавливаются связи.

Сортировка – это способ упорядочивания ячеек по значениям. Данные можно сортировать по возрастанию или убыванию в алфавитном порядке, по датам или по величине чисел.

Приемы выделения в MS Excel

Структурный элемент	Действия
	мышью	клавишами
Ячейка	щелчок на ячейке	клавиши со стрелками
Диапазон ячеек:
смежный диапазон	щелкнуть на угловой ячейке и, не отпуская кнопку мыши, растянуть подсветку на нужную величину (перемещать указатель можно в любом направлении)	выделить угловую ячейку, нажать и удерживать Shift и клавиши со стрелками
	щелкнуть на первой угловой ячейке диапазона, нажать и удерживать Shift, щелкнуть на второй угловой ячейке диапазона
несмежный диапазон (состоит из отдельных фрагментов)	выделить одну часть диапазона, нажав и удерживая Ctrl, выделить остальные части диапазона
Столбец	щелчок на заголовке столбца
Несколько столбцов:
смежных	щелкнуть на заголовке первого в группе столбца и, не отпуская кнопку мыши, растянуть подсветку на нужное количество столбцов
	щелкнуть на заголовке первого в группе столбца, нажать и удерживать Shift, щелкнуть на заголовке последнего в группе столбца
несмежных	выделить один столбец, нажав и удерживая Ctrl, выделить остальные столбцы
Строка	щелчок на заголовке строки
Несколько строк:
смежных	щелкнуть на заголовке первой в группе строки и, не отпуская кнопку мыши, растянуть подсветку на нужное количество строк
несмежных	выделить одну строку, нажав и удерживая Ctrl, выделить остальные строки
Вся таблица	щелчок на кнопке, расположенной на пересечении заголовков строк и столбцов

Форматирование

Форматирование данных
Форматирование таблицы (структуры таблицы)

Вставка, удаление строки (строк), столбца (столбцов), ячейки (ячеек). Скрытие строки (строк), столбца (столбцов).

Первоначально все столбцы имеют одинаковую ширину и все строки одинаковую высоту.

Изменение ширины столбца:

Перетащить правую границу заголовка столбца на новое место для получения требуемой ширины. В процессе перетаскивания в поле имени отображается среднее число символов стандартного шрифта (используемого по умолчанию), помещающееся в ячейке текущего столбца.

Формат → Столбец → Ширина → ввести значение ширины выделенного столбца (столбцов).
Можно выполнять подгонку ширины столбца, в котором введены данные. В этом случае нужно установить указатель на правую границу заголовка столбца и выполнить двойной щелчок.
Команда Автоподбор ширины – ширина столбца будет соответствовать содержимому выделенной ячейки или в случае, когда столбец предварительно был выделен, ширина столбца будет подобрана в соответствии с содержимым ячейки, содержащей самую длинную цепочку символов.

Изменение высоты строки:

Перетащить нижнюю границу заголовка строки на новое место для получения требуемой высоты. В процессе перетаскивания в поле имени отображается высота строки в пунктах.
Формат → Строка → Высота – ввести значение высоты выделенной строки (строк).
Можно выполнять подгонку высоты строки под объем данных. Для этого нужно установить указатель на нижнюю границу заголовка строки и выполнить двойной щелчок.
Команда Автоподбор высоты.